会社の中期計画を部門につなぐときは、数字を分ける前に、二つの部門の間の受け渡しを決めます。前の部門がいつまでに何を渡し、次の部門がいつ返事をするかを、両方の計画に同じ言葉で書きます。
一月、自社の中期経営計画をつくりながら、今年は部門ごとの計画にも手を伸ばしました。全体の数字を分ければすぐにできるだろう、というほど簡単ではありません。手を動かすうちに作り方が見え、ひとまず形になりました。次に確かめる資料も出てきました。計画づくりをお勧めしている私も、自社で実際に作ってみて、何を確かめればよいのかが見えてきました。
全社で納期を守ろうと言うと、どの部門も賛成してくれます。ところが、営業は受注件数を優先し、作業を受ける側は一日の量を均等にしたいということもあります。どちらも会社を思っての行動です。計画書を二枚、隣に置いたときに初めて見えることがあります。
両方の計画に、同じ受け渡しを書く
全社で実現したいことを一つ選んで、二つの部門が交わる場所を探してみてください。納期の話なら、注文を受けてから作業を始めるまでです。営業の計画には、品番や数量、希望日をいつまでに渡すかを書く。受ける側には、内容を確認して、対応できる日をいつ返すかを書く。一方が完了と思う時点と、もう一方が始められる時点をそろえます。
部署がない小さな会社でも同じです。社長が朝、受注の窓口になり、午後に自分で作業をするなら、一人が二つの役割を持っています。朝の自分から午後の自分に何を残しておけば、途中でお客様に電話をし直さずに済むか。そう考えるとぐっと身近になりますね。
一件を通して、紙の上の約束を確かめる
最初の打ち合わせでは、最近の仕事を一件、入口から出口まで指でたどります。実際に渡したものを見ながら、計画に書いた日付や順番で無理がないかを話します。一度に全部を約束せず、まず一つの受け渡しだけを試し、いつ見直すかを決めておくと始めやすいです。試す期間だけは、手渡しに使う用紙や一覧を両方の部門で同じものにしておくと、後で話を合わせやすくなります。
部門の計画が、社長に報告するための二枚の紙から、隣の人が仕事を始められる約束に変わります。次に自社の計画を見直すときも、私はこのつながりを見に行きたいと思います。経営計画と社内の役割を整理する支援もご案内しています。
全社の計画が部門の仕事に落ちていないとお感じでしたら、部門の間で止まりやすい仕事を一つお聞かせください。
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