会議の時間割は、最後に誰が何を決めて持ち帰るかを書いてから組み立てます。議題の横に「これが終われば次の人が何をできるか」を書くと、事前に調べることと、集まって相談することを分けられます。
七月に、経営計画を作る場の進め方を直前まで考えていました。何をどの順番で扱うかがようやくまとまると、参加する人にも、何のためにこの作業をするのかをはっきり説明できました。仕事の時間を取ってもらうのですから、こちらが進行に慣れているだけでは足りないのだと感じました。
会社の会議でも、議題は決まったのに時間の使い方で迷うことがあります。報告を聞いてから相談して、最後に決める。順番そのものは自然ですが、終わる直前に肝心の相談が始まることもありますね。準備する側が先に紙に書いておくとよいのは、終わったときに誰が何を持ち帰るのかです。
最後の五分に残したいものから組み立てる
たとえば繁忙日に受けられる注文の範囲を決める会議なら、終わった時点で必要なのは、受付担当者が明日から使える判断の条件です。では条件を決める前に何が必要か。現場の空き、今すでに約束している納期、急ぎを引き受けた場合の調整先が考えられます。そこまで書けば、事前に調べることと、顔を合わせて相談することを分けられます。
議題の横に、「これが終われば次の人が何をできるか」を短く書きます。現場が状況を説明した後、受付側は判断に迷う具体例を出せる。例がそろった後、社長は任せてよい範囲を決められる。前の作業が後の判断に使われる順番なら、参加者も準備をしやすくなります。
始まるときに、何に時間を使うかを伝える
最初に、今日決めて持ち帰る内容と、今回は決めない部分を伝えます。途中で大切な別の話が出たら、その件を扱う人と時間を別に取ります。意見を聞くだけでよい項目に、決裁まで求めることも避けられますね。終わりに代表の一件を条件に当てはめ、担当者が次の行動を選べたかまで確かめます。
議事録が細かく残ることもうれしいですが、翌日に使う一枚ができると、集まった時間の意味が伝わります。皆さんの次の会議では、最後に何を机に残しますか。社長の考えを整理して経営の相談を進める手順は、ご相談から支援開始までの流れでご覧いただけます。
#会議の進め方 #経営計画 #意思決定
この記事のテーマ経営計画
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