月次決算の資料作成と共有の仕方を見直しています。私たちが資料を早く用意できれば、社長は面談の前に数字を開けます。では、面談に使える時間が増えたら、最初に何を話しましょうか。作った側が最初のページから全部説明してしまうと、せっかく社長が持ってきた疑問の出番がなくなります。
数字の横に、気になることを一つ書く
事前に資料を見るときは、すべての科目を説明できるようにしなくても大丈夫です。例えば、仕事は忙しかったのに、思っていたほど粗利益が残っていない。そんな違和感が一つあれば、面談の入り口になります。どこでそう感じたのか、数字の横に短くメモしておきます。
ここで、理由まで決めてしまわないほうが話は進みます。仕入価格が変わった可能性もあれば、普段とは違う商品に注文が集まった可能性もあります。請求や仕入れを計上した時期の違いなら、仕事のやり方を直す前に元の明細を確かめたいですね。出発点は同じ疑問でも、確かめる先は違います。
分かったことと、持ち帰る宿題を分ける
面談では、まず一つの数字について、分かっている事実をそろえます。帳簿から確認できることと、担当者に聞かないと分からないことを分けてみてください。材料が足りないまま値上げの話まで進めてしまうと、社長も現場も納得できる判断がしにくくなります。
次に、何を見れば違いが分かるかを決めます。先ほどの例なら、商品ごとの売れ方を見る人、仕入れの明細を前月と比べる人が必要かもしれません。全員に同じ宿題を出すより、一つの問いに対して確認する相手と期限を絞ったほうが、次の話につながります。
明日、直近の月次資料を開く時間が取れたら、社長が先に気になった数字を一つ選んでみませんか。その横に、次はどの資料を見たいか、誰に聞きたいかを書いてみてください。すぐに答えが出なくても、次の面談に持っていくものが決まります。
私たちの人を大切にする月次決算では、毎月の数字を現場の行動と結びつける考え方を紹介しています。資料づくりを工夫するほど、その先で社長が考えていることを、ゆっくり聞ける時間を増やしていきたいですね。
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