手順をそろえるときは、必ず守ってほしい約束と、やり方を提案してほしい部分を分けて伝えます。提案が来たら、何がよくなれば採用するかを先に話し、試した本人と結果を確かめます。
7月、仕事の仕組みについて考えていて、担当者が替わっても会社が回ることと、社員がその仕事に意欲を持てることを、一緒に考えたいと思いました。学んだことを人に話すと、私自身も、どこを大事にしているのかが見えてきます。手順をつくる理由は、みんなを同じ動きにそろえることだけでしょうか。現場の人が気づいたことを、生かしやすくする役割もあると思います。
見直してよい部分を、手順と一緒に伝える
例えば、商品の出荷前に、品番と数量を必ず確かめる仕事を考えます。ここを正確に確認することは、お客様との約束です。一方で、確認待ちの品物をどの棚に置くと見やすいかは、実際に使う人のほうがよく知っています。決まった位置に必ず置くように伝えるだけでは、棚の前で何度も行き来していることに、社長は気づけないかもしれません。
私なら、仕事の手順を渡すときに、必ず守ってほしい約束と、やり方を提案してほしい部分を、具体的に分けておきます。何でも自由にしてよいという話ではありません。どこまでなら自分で考えてよいかが分かると、小さな工夫についても相談しやすくなります。
提案が来たら、試した人の目で確かめる
明日なら、一つの作業場所に足を運んで、ふだん一番手を伸ばす物を教えてもらいます。その置き場所を変えて一度だけ試すとして、何がよくなれば採用するかも先に話します。品物を探す回数が減るか、次の担当者が迷わないか。小さな改善でも、仕事をする本人が違いを確かめられれば、次の話ができます。
試したあとで元に戻すことになっても、理由を聞いておきたいです。自分の持ち場では楽になっても、隣の持ち場からは見えにくくなったのかもしれません。その経験を一緒に言葉にすれば、元の手順を守る意味も変わります。社長が理由を聞き、結果を返すことは、次の提案を歓迎するという姿勢にもつながります。
仕事を引き継ぎやすくする仕組みの中に、使っている人がよりよくできる余地も置いておきたいですね。社内の役割分担や、社員が改善に参加できる組織を考えたい方には、人材と組織に関する支援をご案内しています。
手順は整えたのに、社員から改善の提案が出てこないとお感じでしたら、見直したい持ち場を一つお聞かせください。
#業務改善 #社員の提案 #仕組みづくり
この記事のテーマ社員の育成
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