新しい仕組みは、全部署で始める前に、まず一人に一週間使ってもらいます。迷ったときに聞ける相手と、困ったところを聞く日を先に決め、記入したことで誰の手間が減ったかを確かめます。
2025年4月、研修で仕組みと組織の関係について学びました。仕事をもっと良くしたいと思うと、私はつい仕組みのほうを先に考えます。手順を整理するのは好きですし、よい書式ができると、それだけでも少し仕事が進んだ気持ちになります。でも、その書式を明日の朝から使う人には、今日までのやり方と、今日までの仕事量があるんですよね。
新しい記入欄を、一つ増やす前に
たとえば問い合わせを引き継ぐとき、次に連絡する日をみんなで分かるようにしたいとします。管理表に日付の欄を作るのはすぐです。ところが、電話を受けた人がお客様と次の予定まで決められる場合と、現場の都合を確認してから折り返す場合とがあります。日付が空いていても、忘れたのか、返事を待っているのか、表を見ただけでは分かりません。
ここで記入漏れを注意する前に、実際にその電話を受ける人と一緒に、一件だけ手順をたどってみる。いつなら日付が決められるか。相手の返事を待っている間は、次に誰が何を確かめるか。話してみると、欄を増やすよりも、折り返す人の名前を一つ残すほうが助かるかもしれません。
仕組みにも、相談できる人をつける
初めから全部署で同じ方法を使うと、細かな困りごとの行き先がなくなりがちです。まず一人に一週間使ってもらい、判断に迷ったら誰に聞けるかを決めます。次に、実際に困ったところを聞く日時を予定に入れます。これなら新しい仕組みを使う人も、自分の意見を伝える機会があると分かります。
一週間後に聞きたいのは、何件記入できたかという数と、記入したことで誰のどんな手間が減ったかです。後者が出てこなければ、項目を減らして試し直すこともできます。内容を直す人、試した人に結果を返す人をはっきりさせると、現場は次の改善にも知恵を出しやすくなります。
人を大切にする仕組みという言葉を、使う人の一日から考えていきたいですね。当社が経営の計画と社員の育成を一緒に考える理由は、経営支援で大切にしていることでもお伝えしています。
つくった仕組みが現場で使われないとお悩みでしたら、うまく回っていない手順を一つお聞かせください。
#業務改善 #役割分担 #仕組みづくり
この記事のテーマ社員の育成
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