4月は、業務アプリの使い方を学ぶ機会がありました。そこで気になったのが、自分たちの使いやすさに目を向ける時間が、いつの間にか減っていたことです。早速、自社の日報アプリづくりに取りかかりました。画面を実際に使えるところまで作ってみると、社長の私が見たい情報と、仕事を終えた人が書きやすい情報には、少し距離があると考えるようになりました。
一日の最後に、今日やったことを全部思い出して書くのはなかなか大変です。読む側の私も、並んでいる仕事を目で追っただけでは、どこで声をかけたら良いか分からないことがあります。項目を一つ足したくなったとき、まず思い浮かべたいのは翌朝の場面ですね。
その日報を受け取った人は、何をするか
たとえば、午前中に折り返しの連絡が必要な仕事を引き継ぐとします。処理した件数が分かっても、連絡を待っている人がいることまでは伝わりません。先方は何を待っているか、どこまで説明したか、次は誰が何を返すか。この三つが短く書いてあれば、翌日の担当者はすぐに仕事に入れます。
一週間だけ試すなら、今ある日報から、実際に誰かが読み返した一項目を探してみてください。読んだ人に、その後どう動いたかを聞きます。書いた人にも、その項目を埋めるのに何を調べ直したかを聞きます。同じ欄を使う二人の手間を知ると、選択式で済むのか、自分の言葉で一言残したいのかを判断しやすくなります。
返事が一つあると、書く意味が見える
気になる記録を見つけたら、社長からも短く返したいものです。迷っていることには判断を返す。工夫が書いてあれば、どこが良かったかを伝える。すべてにコメントしようとすると続きませんから、今日は一つ、と決めてもいいと思います。返事を受けた人には、自分の書いた内容がどこで役に立ったかが分かります。
アプリを作った後も、読んだ結果、どんな仕事が前へ進んだかを私自身が見ていくつもりです。御社の日報なら、明日どなたの、どんな判断を助けたいでしょうか。業務の役割分担や人が育つ職場づくりに関するご相談は、サービス一覧からご覧いただけます。
#業務日報 #引き継ぎ #業務改善