8月は、決算前の検討会や月次決算書の準備に、AIをどう生かせるかを考える時間が多くありました。資料が一つ形になると、次はここも変えられそうだ、と手を動かしたくなります。そんなときに経営者の皆さんと学ぶ場で、会社の目的について考える機会がありました。目新しい道具を追いかけていた自分にとって、ちょうど立ち止まるきっかけになりました。
会計の仕事には、集計する、資料を作る、説明する、といろいろな工程があります。その一つが早く終わったとき、空いた時間を何に使いたいのか。私なら、社長が迷っていることを聞き、選べる手を一緒に考える時間に使いたい。そう思うと、残す仕事の見え方も変わってきます。
その作業の先にいる人を思い浮かべる
身近な例なら、毎週出している一覧表を一枚、机の上に置いてみてください。誰が受け取り、どの欄を見て、その後に何を決めるでしょうか。たとえば翌週の人員を決めるために使うなら、集計の速さに加え、いつもと違う仕事量が一目で分かることも大切です。そこが読み取れないまま表を早く送っても、受け取った人は聞き直さなければなりません。
受け取る側が困らずに判断できる、という目的を一行で書いておきます。今度やり方を変えたときに、二つの表を並べ、その一行がかなうかを確かめます。以前の表の方が分かりやすい箇所があれば戻していい。工夫の余地があるなら試していい。そう話せる基準があると、新しい方法を提案する人も安心ですね。
空いた時間に増やしたい対話を決める
月次の資料づくりでも、入力や転記の時間は減らしていきたい。その代わり、数字が変わった月に現場で何が起きたかを、社長に聞く時間を残したいと思っています。次回の打ち合わせで一つだけ時間を増やすとしたら、何について話したいか。作業を変える前に、社内でこの問いを出してみてはいかがでしょうか。
新しい道具が出るたびに判断をやり直すのは大変です。自分たちが役に立ちたい相手を思い浮かべると、次に試すことを選びやすくなります。私たちが月次の数字と社長との対話をどうつないでいるかは、人を大切にする月次決算®にまとめています。
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