説明の練習では、聞き手の役割と、聞いたあとに決めたいことを一行ずつ書いてから話します。短く録音して聞き直し、相手がご自身の事情を話せる場所に印を付けると、一緒に考える説明に変わります。
説明する練習を動画にすると、普段は見えていないものが見えてきます。2月に課題に取り組んだとき、話の中身は説明できていても、私はすでに内容を知っている方に向けて話すような調子になっていると感じました。お聞きいただく方は社長です。私と同じ順番で知識を覚えたいのでしょうか。それとも、明日の仕事で判断したいことがあるのでしょうか。
最初に、聞いたあとの仕事を一つ決める
例えば、今月の売上の内訳を説明する場面を想像してみてください。表の見方を知っている同僚なら、列の名前から話しても通じます。社長が考えているのが、来月も同じ商品の仕入れを続けるかどうかなら、最初に必要なのは、その商品にどんな注文が入っているかです。見ている表は同じでも、必要なところにたどり着く順番が変わります。
説明の練習をするときは、紙の上に聞き手の役割と、聞いたあとに決めたいことを一行ずつ書いてみます。「初めて見る人」とだけ書くより、目の前にどんな仕事を持っている人かを考えるほうが、最初の一言が選びやすくなります。専門用語を全部やさしい言葉に置き換えても、聞き手が知りたいことから遠いままでは話が長くなります。
自分の声を聞いて、相手が話す場所をつくる
明日なら、人に見せる予定のない短い録音で十分です。説明の最初のところを録り、資料を見ずに聞き直してみてください。何について相談しているのか、自分が聞き手だったら最初のほうで分かるでしょうか。資料を指さしながら「ここ」を何度も使っていたら、手元に同じ資料がない相手には伝わりにくい、という発見もあります。
もう一つ、聞き手がご自身の事情を話せるところに印を付けます。注文の内訳を示したあと、現場で気になる変化があるか伺う。そこに間を置くだけで、用意した説明を最後まで読む流れから、相手と一緒に考える流れへ変えられます。説明する側も、どの資料を次に開けばよいかを決めやすくなります。
うまく話せたかだけを自分で採点するのは惜しいですね。目の前の社長が次に何を判断できるか、そこから説明を組み立てていきたいと思います。普段の会計資料を経営の相談にも役立てたい方には、経営のセカンドオピニオンをご案内しています。
会計の資料を経営の相談にも生かしたいとお考えでしたら、次に判断したいことを一つお聞かせください。
#説明の練習 #聞き手 #意思決定
この記事のテーマ社員の育成