9月、自社の決算準備にAIを使ってみました。作業を進めるなかで、取り込めていない口座があることに気づきました。また、いったん形になった資料にも、人が見直して初めて分かった誤りが残っていました。自分の会社の仕事で試してみると、入力を任せられることのありがたさと、元の資料に戻れることの大切さを、両方とも実感します。
数字がきれいに並ぶと、一通り集計できているように見えます。でも、最初から渡していない資料については、表の足し算がどれだけ正しくても、確かめたことにはなりません。これはAIの話に限らず、社内で人に仕事を頼むときにも同じですね。
合計を開く前に、集めたものを数える
たとえば毎月の入金をまとめる仕事なら、まず、どの口座とどの期間を対象にするかを書きます。ふだんよく使う口座、入金が少ない口座、今月から使い始めた口座。対象を並べてから、それぞれ何月何日までの資料が届いているかを確かめると、現場でも確認しやすくなります。件数がゼロのときも、動きがなかったのか、明細が届いていないのかをひと言残しておきます。
次は、出来上がった表から一か所を選んで元の資料と照合します。毎月同じ箇所を見るだけでなく、新しく増えたもの、前月から大きく変わったものにも目を向けます。違いが出れば、入力の範囲が違うのか、分類の仕方が違うのかを、資料をたどりながら確かめられます。
「確認した」の中身を次の人に渡す
忙しいときほど、チェック済みの印を付けて早く次へ進みたくなります。そんなとき、照合に使った資料の名前、確かめた日、保留にした項目だけを短く残してみてください。途中から引き継いだ人も、全部をやり直さずに次の確認に入れます。社長も、会議に出た数字のどこまでを判断に使えるかが分かります。
道具に任せる仕事が増えるほど、人がどこで元の資料と出会うかを考えておきたいと思っています。御社で毎月見る数字を一つ選ぶなら、何と照らし合わせますか。確認した数字から次の行動を一緒に考えるのが、私たちの月次決算の支援です。
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