新しい経営資料は、机の上で完成させず、面談で一度使ってから直します。その日決めたいことを一つ先に置き、判断に使われた箇所と説明に時間がかかった箇所を見て、次回は一か所だけ手を入れます。
10月は、月次の数字を一緒に見るためのボードを作り、使いながら手を入れました。名前は「経営参謀」です。机の上で画面を考えていると、売上も、利益も、資金の見通しも、つい一度に見せたくなります。ところが、目の前に相談したいことを持った社長がいれば、最初に開きたい数字はその日によって違います。現場で使えるから、そのあとすぐに改善したいところが見えてくる。そんな手応えがあった月でした。
もう一つ考えさせられたのが、支援する側と受ける側の、成果に対する見方の違いです。資料を渡した側は説明が終わったと思っていても、受け取った方には、明日決めたいことがまだ残っているかもしれません。私の側から見える使いやすさだけで仕上げてしまうのは、もったいないですね。
面談の初めに、今日決めたいことを一つ
社内の会議でも、資料を配る前に一度試してみてください。今日この場で決めたいことを一つ書いて、机の真ん中に置きます。たとえば、次の仕事をどの時期に引き受けるかが議題なら、先に見るのは、引き受けたときの担当者の予定や入金の見通しかもしれません。表の上から順に説明する必要はなくなります。
一方、肝心の材料がそろっていない場合もあります。そのときは、何が分かれば決められるか、誰がいつまでに調べるかを残します。分からなかったことまで記録しておくと、作り手が予想していなかった次の改善点に気づけます。
一度に直す箇所を絞る
会議が終わったら、説明に時間を使った箇所と、判断に使われた箇所を一つずつ思い出してみます。次回は、迷った見出しを直す、比較する数字を隣へ移す、単位を目に入りやすくする。まず一か所だけ手を入れて、同じ議題で迷う時間が減ったかを見ます。変更点が少ないと、どの工夫が役立ったのかを話しやすいですね。
私も、できたと思った資料ほど、実際の場で使ってからもう一度見直したいと思います。数字を一緒に見て、次の行動を決め、次回に結果を確かめる進め方を、経営参謀による伴走支援で紹介しています。
月次の資料を会議でどう使えばよいか迷われたら、次の会議で決めたいことを一つお聞かせください。
#経営参謀 #月次決算 #経営会議
この記事のテーマ経営計画
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