引き継ぎで残したいのは、操作の手順より「どこで立ち止まり、何を確かめるか」の一行です。普段の担当者と引き継ぐ人が交代で作業し、手が止まった場所に、次に確かめることを書き足します。
2024年12月、久しぶりに年末調整のチェックをしました。以前から知っている仕事ですから、資料を前にすれば自然と手が動くと思っていたのです。実際には、一つひとつ思い出しながらの作業になりました。翌日、その手順を人に説明しているうちに、自分の中でも順番がつながってきました。教える側の私が、いちばん良い復習をさせてもらったように思います。
操作の前に、何を確かめているか
毎年繰り返す仕事ほど、慣れた人の頭の中に残りやすいものですね。資料のどこを見るのか。二つの資料で内容が違ったとき、いったん止めて誰に尋ねるのか。担当者はこうした判断を何度もしています。ところが引き継ぎを書こうとすると、画面の開き方や保存先はすらすら書けても、途中で立ち止まる理由は案外抜けてしまいます。
たとえば請求書の発行なら、宛名を入力して金額を転記する手順を渡せば、同じ形の請求書は作れます。では、注文書と納品記録の数量が違ったらどうするでしょうか。ここで前の担当者に毎回電話がかかってくるようなら、次に書き足す一行は見えてきます。二つの数量を突き合わせて、差があれば発行する前に納品担当者に確認する、と残しておけます。
今週、一つの仕事を交代でやってみる
社長に試していただきたいのは、一つだけ仕事を選んで、いつもと教える順番を変えることです。まず普段の担当者が作業しながら、判断に迷いそうなところを声に出します。次は引き継ぐ人に操作してもらい、元の担当者は横で見ます。このとき、説明したくなっても少し待つのが難しいところです。相手が手を止めた場所にこそ、引き継ぎに足したい説明があります。
最後に二人で、次に同じことが起きたときに何を確かめるか、一行だけ書き足します。見れば分かるところまで細かく書く必要はありません。社長が休んでいても、次の担当者が安心して仕事を進められる。その一行にかけた時間は、何度も会社に返ってきますね。
私も次に教えるときは、自分が何を確かめてから手を動かしたかを意識してみます。経理や給与、労務の仕事の分担を見直したい方には、経営・税務・労務の支援内容をご案内しています。
担当者しか分からない仕事を、引き継げる形にしたい方は、引き継ぎで困った仕事を一つお聞かせください。
#引き継ぎ #業務改善 #人材育成
この記事のテーマ社員の育成
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