数字を説明するときは、何と比べたかを必ず添えます。先月、前年の同じ時期、計画のどれと比べたかで、次に知りたいことが変わるからです。一度の説明で選ぶ数字は一つに絞り、現場で変わったことを伺います。
12月に財務の説明を聞いて、数字を具体的に伝えるところは、私もぜひ参考にしたいと感じました。それと同時に、こちらが全部を説明するほど、目の前の方が考える時間が少なくなることも気になりました。数字を詳しく述べた日に、社長が帰ってから何を確かめればよいか分からないままなら、私の話し方にも直すところがあります。
「売上が増えた」と話す前に、比べた数字を並べる
売上が増えましたと聞くと、うれしくなります。ただ、先月より増えたのか、前年の同じ時期より増えたのか、当初の計画を上回ったのかで、次に知りたいことが変わります。繁忙期が毎年決まっている会社なら、ひと月前と比べた増加は季節によるものかもしれません。計画と比べる場合は、当初は何をどれだけ販売するつもりだったかを思い出せます。
私なら、一度の説明で選ぶ数字を一つに絞ります。今月の実績の隣に、比べたい相手を書き、差が出たところに印を付けます。資料を受け取った方が、どことどこを比べたのか、ご自身でも指させるようにするためです。そこで一度話を止めて、その時期に現場で変わったことがあったかを伺います。
仮の理由を、確かめられる仕事に直す
例えば、注文が増えたのだろうと思ったとします。件数が増えたのか、一回の注文の中身が変わったのか。二つを分けて考えるだけでも、先に開く資料が決まります。判断に使える情報がまだそろっていなければ、理由を言い切る必要はありません。明日、受注の控えを見て前回との違いを確かめよう、と決められれば十分です。
逆に、社長から現場の事情を聞いて、比較する相手を変えたほうがよいと分かることもあります。そのときは見方を直す過程を共有したいです。数字に合わせて説明を考えるより、何を判断したくて数字を並べるのかが、お互いにはっきりします。
次の月次資料では、今いちばん気になる項目の隣に、何と比べるかを書いてみてください。もう一つ、その差について誰に話を聞くかも決めてみると、資料が会話のきっかけになります。社長と一緒に数字を読み、次の行動を考える月次決算の戦略会議をご紹介しています。
月次の数字の説明が、次の行動につながらないとお感じでしたら、いちばん気になる項目を一つお聞かせください。
#数字の説明 #比較 #経営判断
この記事のテーマお金の見通し
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