研修や手順変更の説明資料は、聞く人がよく知っている仕事の場面から始めます。配る前に一人に使ってもらい、説明なしで取りかかれるか、どこで迷ったかを見て、順番と図を直します。
研修の講師を引き受けて、説明資料を作っていました。どう話せば相手に伝わるかを考えながら、資料を作りました。時間をかけた分だけ良くなったと感じましたし、別の勉強会の資料を作るときにも、そこで考えたことを生かせそうでした。講師は当日話す前から、ずいぶん勉強させてもらうものですね。
会社でも、仕事のやり方を変えるときに資料を配ることがあります。伝える側は、変える理由も注意点も十分調べている。ところが聞く側にとって一番知りたいのは、明日の作業で、いつもの何を変えたらいいのかです。順番が少し変わるだけで、同じ説明でも入りやすくなります。
最初の一枚を、相手がよく知っている場面にする
たとえば注文変更を社内で共有する方法を説明するとしましょう。制度の背景から始める前に、担当者が注文変更の電話を受ける場面を置いてみます。どこに何を残すのか。出荷を止める必要があるときは誰に伝えるのか。そこまで話したところで、新しい記録欄の図を見せると、欄が増えた理由を自分の仕事と結びつけられます。
作る側は、説明に使う一枚をいったん机に置いて、聞き手がまだ知らない言葉に丸を付けてみてください。その言葉の説明が後のページにあれば、前に動かすか、普段使っている言葉に直す。これだけでも、話の途中で置いていかれる人を減らせそうです。
配る前に、一人に資料を使ってもらう
資料を見せた後、「分かりましたか」と聞くと、相手もどこから質問すればよいか迷います。そこで注文変更の例を一つ渡し、最初にどの欄を開くか選んでもらいます。説明がなくても取りかかれるか、何を見たときに迷ったか。その様子を見ながら、足りない図を足す、読む順番を動かす、といった直し方ができます。
当日たくさん話せたことより、翌日ひとりで始められることのほうが、教える側としてもうれしいです。次に社内で配る資料があれば、最初の一枚と相手の明日の仕事を見比べてみませんか。経営方針や仕事の進め方を社員へ伝える取り組みは、人と組織を支えるサービスにまとめています。
社内に方針や手順を伝える資料づくりに迷っておられたら、社員に伝えたい変更点を一つお聞かせください。
#社内研修 #説明資料 #業務改善
この記事のテーマ社員の育成
関連するサービス自立型（自走式）組織づくり