現場の困りごとは、出来事、困った点、決めてほしいことに分けると、幹部が決められる議題になります。会議の前にメモを本人に見せて確かめ、決まったことは、声を出した人のところまで返します。
三月、会議の進行を学ぶ研修で、現場で仕事をする人と幹部を橋渡しする、という役割が印象に残りました。会議の進行役と聞くと、発言を順番に回したり、予定の時刻に終えたりする人を思い浮かべます。けれども、会議に出ていない人の声が必要な場面もあるんですね。
私自身、人に相談して助言を聞きながら考えたときに、頭の中が整理されていくことを感じました。現場から上がってくる言葉も、最初からきれいな提案書になっているとは限りません。忙しいという一言を、忙しいらしいですとそのまま幹部に渡したら、何を決めればよいかが分からず、どちらにも宿題が残ります。
場面を一つ、本人と一緒にたどる
たとえば、作業中に問い合わせの電話が重なり、締めの処理が遅れたとします。いつ、どの作業が、どこで止まったかを先に聞きます。次に、本当に困ったのは電話の件数なのか、答えを出せる人を毎回探すことなのかを確かめます。似た言葉でも、必要な手当ては違います。
そこで、受け付ける人を決めてほしい、あるいは担当者が分かる表を用意したい、という議題が出てきます。進行役は、本人が言っていない結論まで付け足さないようにします。会議の前に、書いたメモを一度本人に見せて、これで困っている場面が伝わるかを尋ねる。短いひと手間で、話の主役が入れ替わるのを防げます。
会議の答えを、声を出した人へ届ける
幹部の会議では、今日決められること、現場でもう一つ確かめたいことを分けます。すぐに全部は変えられなくても、次の一週間だけ担当表を試す、という決め方もできます。最後に誰が結果を持ち帰り、試した人の感想をいつ聞くかまで決めれば、現場でも話の続きを始められます。持ち帰る答えには、試す理由も一言添えます。現場の人が状況に合わせて動くときの判断材料になるからです。
意見を出した人にとっては、言ったあとにどう扱われたかが大切です。私も、会議が終わったあと、いちばん初めに声を出してくれた人のところまで返事が届くかを考えたいと思います。社内の役割分担や組織づくりの支援内容もご紹介しています。
現場の声が会議で生かされていないとお感じでしたら、最近上がってきた困りごとを一つお聞かせください。
#会議進行 #現場の声 #組織づくり
この記事のテーマ経営計画
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