月末の利益がいつもと違うときは、帳簿を見直す前に、棚の在庫を数えに行きます。よく動く商品を一つ選び、置き場所、数える単位、数えた時刻を記して、現物と帳簿を並べます。
帳簿の数字を横に並べていると、利益が増えた理由も減った理由も、その中に全部書いてあるような気がします。ところが、月末にいくつの商品が残ったかが確かでなければ、いくら丁寧に計算をしても、出てきた利益に首をかしげることになります。十月、経営の相談を振り返りながら、私が改めて気になったのが棚卸でした。
新しい売り方や値段を考えるのは、社長にとって大事な仕事です。一方で、今月の商品の動きがまだ分かっていないときに値段を変えると、翌月、何が効いたのかがいっそう見えにくくなります。まず自分たちの手で確かめられるところに、戻ってみたいですね。
帳簿にある一個は、棚のどの一個でしょうか
たとえば、仕入れた商品が一箱あるとします。外箱の表示は十個入りでも、すでに二個を見本として取り出していれば、中にあるのは八個です。棚を見た人は一箱と数え、帳簿をつける人は十個と記録しているかもしれません。二人とも真面目に仕事をしています。そろっていないのは、数えるときの単位です。
もう一つ見ておきたいのが、月末の出入りです。数え終えたあとに出荷した商品はどこに控えるか。倉庫には届いたけれど、まだ帳簿に載っていないものはどうするか。ここが分かると、翌朝、担当者に聞き直さなくても違いをたどれます。
次の締め日に一つの棚で試す
いきなり倉庫全体の数え方を変えるのは大仕事です。よく動く商品を一つ選んで、置き場所、単位、数えた時刻を紙に記し、現物と帳簿を並べてみてください。数が違ったら、見本、返品、出荷待ちのうち、どこで動いたのかを一緒に探します。分からなかったものは無理に数字を合わせず、翌月の確認項目に残せばよいと思います。数えたあとに商品が動いたら、だれが何個出したかだけを控える欄も置いておきます。
その紙を経理にも渡すと、売上が同じでも今月の利益が違う理由を、一つ具体的に話せるようになります。数字を見て首をひねったら、一度席を立って現場を見に行く。私も忘れずにいたい基本です。毎月の数字の読み方については、月次決算を使った経営相談でご案内しています。
毎月の利益がぶれる理由が分からないときは、在庫の数え方で気になる点を一つお聞かせください。
#棚卸 #在庫管理 #月次決算
この記事のテーマお金の見通し
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