仕事を早くしたいときは、全員に急いでもらう前に、仕事がどこで並んで待っているかを見ます。始まりからお客様に渡るまでを一度歩き、いつもたまっている場所の理由を、その前の工程にも聞きます。
9月に、仕事の流れを制限しているところから考える、という学びに改めて触れました。以前に仕組みを考える中でも扱った考え方ですが、振り返ってみると、私もつい、目の前で忙しく動いているところに意識が向きます。お客様が待っているのは、どこか一つの作業が終わることではありません。頼んだ仕事が最後まで進んで、受け取れるようになることです。
仕上がった数と、途中で待っている数を見る
例えば、品物をそろえ、内容を確かめ、包んでお渡しする仕事を想像してください。品物をそろえる人が頑張って多く用意しても、確認を待つ品物が机の手前に積み上がっていれば、お渡しできる数はすぐには増えません。よく動いている人にもっと急いでもらう前に、仕事がどこまで来て止まっているかを見たほうが、考える場所が絞れます。
明日、仕事の始まりから、お客様に渡るまでを一度歩いてみてください。途中の箱や書類が途切れずにたまっているところはあるでしょうか。一回だけ多かったのか、いつ見ても待っているのかも聞きます。たまたま一度に仕事が届いた朝と、毎日同じ場所で返事を待っている場合では、取り組むことが違います。
待っている理由を、その前の工程にも聞く
確認する人を増やす前に、そろっていない情報が何か、確認する順序が分かる状態かを確かめます。例えば、品物は届いていても、どの注文に対応するかが分からず、毎回前の担当に聞き直しているかもしれません。それなら、受け渡すときに注文の控えを添えることから試せます。確認の人がもっと急ぐこととは別の方法で、待ち時間に手を入れられます。
ひとつ変えたら、次に見るのは、その机がきれいになったかだけではありません。お客様に渡せた仕事が増えたか、後ろの作業が無理なく進んだかも見ます。待つ場所が隣の机に移っただけなら、今度はそこに足を運びます。全体を見直すといっても、最初に動かすところは小さくてよいと思います。
忙しい人の頑張りに、さらに頑張りを重ねる前に、仕事の並び方から一緒に考えたいですね。社内で仕事が止まる場所や、何から見直すかを整理したい方は、経営の初回相談からお話をお聞かせください。
#仕事の流れ #待ち時間 #工程改善
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