採用を考えたら、その人に最初に任せる仕事を書いてみます。仕事を区切りで書いて任せる範囲を決め、前に使った書類の場所、迷ったときに確認する人、最初の仕事を一緒に見直す人も決めておきます。
3月に人の配置とこれからの仕事を何度も考えて、やはり人員計画を立てたうえで採用を考える必要があると感じました。仕事のことを人に話しているうちに、自分の頭の中も少しずつ整理されていきます。忙しいから一人来てほしいという気持ちは、社長としてよく分かります。ただ、入ってくれた方が初日に隣に立ったら、私は最初に何を頼むでしょうか。
人の名前を消して、仕事の受け渡しを描く
例えば、社長が注文の受付から納期の返事まで、自分で済ませているとします。「事務を手伝ってほしい」とだけ書くと、どこを任せるのかはまだ見えません。注文の内容を受け取る、在庫を確かめる、出荷の日を決めて返事をする。仕事の区切りで書くと、まずは内容の確認までをお願いして、納期の最終判断は今の担当者が行う、という分け方も考えられます。
そのとき、空くのは社長のどんな時間でしょうか。注文を受けた内容がまとまっていれば、取引先への返事をまとめて準備できるかもしれません。仕事を渡す目的が見えると、募集の際にも、単に人手を増やしたいという説明から一歩進んで、引き受けてほしい役割をお伝えできます。
任せる準備は、迎える側の予定にも入れる
次に、その仕事を渡す日に社内で必要なことを書いてみます。前に使った書類はどこにあるか。判断に迷った場合は誰が確認するか。最初に仕上がった仕事を誰と一緒に見直すか。これが決まっていないと、新しく来た方も、教えることになった人も困ってしまいます。すぐに全部を覚えてもらう前提で予定を組むのは難しいですね。
明日は、忙しい人の予定から一つの仕事だけを取り上げ、任せたい範囲を紙に囲んでみてください。最初の一回を教える人の予定にも、時間を取ります。仕事の入口が狭すぎれば、慣れてきたあとに何を任せるかも書き足せます。採用を急ぐか、今いる人の仕事を組み替えるかを考える材料にもなります。
将来お願いしたい役割と、入ったばかりの日に無理なく始められる仕事。その間に、迎える会社が準備するものがあります。採用や人員配置と、社内での育成を一緒に考えるための人材・組織の支援内容をご紹介しています。
人を増やすか、いまの仕事を組み替えるかで迷っておられたら、手放したい仕事を一つお聞かせください。
#人員計画 #採用準備 #役割分担
この記事のテーマ社員の育成
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