面談の準備では、資料に書いてあることと、会って聞きたいことを分けます。ご本人にしか分からない判断に付箋を一枚貼り、確かめる問いを一つ書いておくと、面談の時間を相手の話に使えます。
仕事の進め方を一緒に考える場に向けて、事前学習の動画を見直し、参加する方が取り組んだ課題を印刷しました。4月は、先に準備しておいたことで説明がしやすかったと感じる機会がありました。準備を重ねるほど、あれもこれもお話ししたくなります。でも、お会いする時間にいちばん聞きたいのは、届いた紙だけでは分からないことです。
書いてあることと、会って聞きたいことを分ける
例えば、来月に取り組む仕事として「新規のお客様に案内を送る」と書かれていたとします。何をするかは、すでに書いてあります。面談で同じ内容を読み上げても、相手には分かっている話かもしれません。どんなお客様を思い浮かべたのか、案内を受け取った後に何を知ってほしいのか。その人が選んだ理由は、会って伺うことで初めて見えてきます。
私なら、資料の中にある、ご本人にしか分からない判断に付箋を一枚貼ります。次に、その判断を確かめるための問いを付箋に書きます。別の案を提案するにしても、まず、なぜ今の案を選んだのかが分かっていると、相手の考えを踏まえてお話しできます。
最初の問いに答えが出たら、準備の順番を変えてよい
面談で用意した質問に、思いがけない返事が来ることもあります。新しいお客様を増やすことより、以前にお問い合わせをいただいた方に、きちんと返事をしたいのかもしれません。そう分かったら、まず、連絡を待っている方をどう確かめるか、一緒に考えたいですね。準備をしておくと、予定の話題を変えても、後でどこに戻ればよいか分かります。
社内の短い打ち合わせでも同じように試せます。明日話す相手から届いている報告を開いて、書いてある事実に一本線を引き、まだ分からない選択に付箋を貼ってみてください。最初にそこを確かめ、最後に、次の打ち合わせまでに誰が何を試すかを一行だけ残します。
私は、準備の量をそのまま面談の長さにしないようにしたいです。準備した分だけ相手の話を聞ける余裕が生まれたら、その時間を取った意味があります。ご相談の前にどんなことを整理できるかは、初めてのご相談の流れをご覧ください。
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この記事のテーマ経営計画
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