忙しさを減らしたいときは、先週の予定表を開き、同じ用件で二度集まった予定を探します。結論が出なかったのか、決める人がいなかったのか、資料が足りなかったのかを確かめ、次回の準備を一つ変えます。
五月に、以前の自分のスケジュールを開いてみました。一生懸命に仕事をしていたことは覚えていますが、今から振り返ると、ずいぶん効率の悪い動き方をしていたなあと感じました。予定で埋まっていた日は、その日の終わりに次の仕事へ向かうのが精いっぱいです。少し時間がたってから見ると、予定と予定の間に何があったのかまで考えられます。
忙しさを何とかしたいとき、もっと速く仕事をしようと自分に言い聞かせる前に、先週の予定表を一枚見てみませんか。思い出せるうちなら、予定には書かれていなかった準備や、終わった後のやり直しまで振り返ることができます。
二つの打ち合わせの間に、何が起きていたか
同じ用件で二度集まった予定があれば、そこを丸で囲みます。初回の結論が分からなかったのか、判断に必要な人が不在だったのか、資料がそろうのが二回目だったのか。それぞれ手の打ち方が違います。二回目が相手の考えを聞くために必要だったのなら、そこは大事な時間として残したいですね。
たとえば一回目の後で数量を改めて調べたため、同じ見積もりをもう一度検討したとします。次回は最初の打ち合わせの前に対象期間と数量を確かめる。社長が前もって担当者に何を渡しておけばよいか、一つだけ決められます。必要な相談まで間引いてしまう心配もありません。
空いた時間に何をするかを、先に決めてみる
予定の入れ方を変えたら、一週間後にもう一度、同じ場所を見ます。開始時刻に資料がそろったか。決め直すためにまた集まったか。短くなったかどうかと一緒に、必要な仕事が途中で抜けなかったかも確かめます。社員が無理に先回りして準備を抱えていなかったか、一言聞けるとなおよいです。
そうして空いた時間を、新しい商品の説明を考える時間や、担当者と仕事を振り返る時間に先に置く。何のために予定を変えるかまで考えると、続けていけそうです。社長が定期的に行動と結果を見直す進め方は、経営参謀を使った会議のご案内にまとめています。
社長の時間が打ち合わせで埋まってしまうとお悩みでしたら、繰り返している会議を一つお聞かせください。
#時間の使い方 #経営者の仕事 #業務改善
この記事のテーマ社員の育成