仕事を教えるときは、手引きの一か所を実物の帳票と並べ、何を見比べて判断しているかを言葉にします。次の一回は教わった人に手を動かしてもらい、迷ったところに、確かめる相手や資料を書き足します。
経営計画の作り方をまとめた手引きを、人に説明する機会がありました。自分の勉強時間をどう確保しようかと考えていた頃です。ところがページを開いて説明してみると、勉強させてもらっているのは私の方でもありました。説明するうちに、以前に学んだことが自分の中でもう一度整理されていく実感がありました。
教え慣れた仕事ほど、「ここを見ておいて」で済ませてしまうことはありませんか。教わる側からすると、「ここ」の場所までは分かっても、何が分かれば次に進んでよいのかが残ります。私たちが普段している判断を、言葉にするちょうどいい機会ですね。
手引きの一か所を、実物と並べる
たとえば受注内容を確認する仕事なら、いつもの帳票を一枚、手引きの隣に置きます。納品日を書き写す場面で、希望の日付と自社が引き受けた日付が違う場合はどうするか。現物を前にすると、ベテランが何を見比べていたのかが伝わります。長い手順書を一から作るより、この一場面を取り出すほうが明日から使えそうです。
説明する側も、答えに詰まったら、その欄に印を付けておくといいと思います。担当者によって判断が違う箇所かもしれません。その場で無理に答えを決めず、実際の仕事を知る人と確認する。次に同じ状態になったとき、誰に聞くかまで分かれば、仕事は途中で止まりにくくなります。
次の一回は、手を動かす人を交代する
一度見せたら、よく似た別の帳票を持ってきて、今度は教わった人に最初から見てもらいます。社長は少し手を止めて、最初にどこを見るかを待ちます。目を置いた場所が予想と違えば、自分が説明を省いていた箇所にも気づけます。欄をすべて説明し直す必要はありません。迷ったところに、確かめる相手や資料を一行書き足します。
人に教える時間を予定に入れると、目先の自分の仕事は少し後ろに動きます。その代わり、自分がどう判断しているのかを確かめる時間にもなる。私が手引きを開いて得たのは、その実感でした。自社の仕事で、社長しか説明できない一か所はどこでしょうか。役割を分けて人を育てる進め方は、人と組織の経営支援でもご案内しています。
社長にしか説明できない仕事を、人に渡せる形にしたい方は、教えにくい仕事を一つお聞かせください。
#社員教育 #経営計画 #業務の引き継ぎ
この記事のテーマ社員の育成
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