業務を説明するスライドづくりに、NotebookLMなどのAIを取り入れています。手元の資料をどう並べたら相手が理解しやすいか、下書きを見ながら考えられるのはありがたいことです。一方で、スライドが見やすくなった分だけ、内容も正しそうに見える。ここは使う側が気をつけたいところです。
読み手が何を決める資料なのか
資料を作り始める前に、最後に読み手に決めてほしいことを一行だけ書いてみます。例えば来月の仕事の順番を相談するなら、欲しいのは立派な業務紹介より、今決める必要のある仕事と、次の会議まで待てる仕事の違いです。目的が決まれば、載せる資料も減らせます。
AIに下書きを頼んだあと、私は人が確認する問いを先に持っておきたいと感じています。金額の単位は元の表と合っているか。前の月と比べた話なのか、前年と比べた話なのか。すでに決めたことと、これから相談することが同じ書き方になっていないか。一枚ずつ見ると、見栄えだけでは分からなかった点が見えてきます。
会議に持っていく前に、一枚で試す
明日試すなら、社外に出す資料を丸ごと任せるところから始める必要はありません。共有してよい社内資料から、よく説明する仕事を一つ選び、その一枚だけを下書きにします。読み手役の人に見てもらい、担当者、次にすること、いつまでにするかが分かるかを確認します。
人によって読み取りが分かれたら、説明を増やす前に、見出しを直す方法もあります。今の状態を報告するページなのか、選択肢を比べるページなのかが見出しで分かれば、読み方も変わります。元の資料にない説明が加わっていたら、根拠が確認できるまで外しておきます。
人が手をかけたいのは、最後の文字の大きさだけではありません。目の前にいる経営者が、これを読んで自分の会社の次の一手を決められるかどうか。私はそこで迷うところにこそ、相談の時間を使いたいと思っています。
資料に載せた数字を一緒に読み、次の仕事を相談する面談については、人を大切にする月次決算®で紹介しています。自社の資料も、次の行動が見える一枚から見直してみてください。
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