対話で相手の話を聴くことを、自分の取り組みとして意識するようになりました。社長として相談を受けると、つい、次にどうしたらよいかを先に考えてしまいます。自分が似た仕事を経験していれば、なおさらです。でも、いま目の前の人が何を見て、どこで困ったのかは、私の経験だけでは分からないですね。
結論を急ぐと、分からなくなること
例えば、見積書の提出が遅れたとします。早く取りかかるように伝えれば済むことでしょうか。依頼の条件が途中で変わったのか、確認を待つ相手がいたのか、判断してよい範囲を本人が知らなかったのか。同じ遅れでも、明日手を入れる仕事は違ってきます。
面談で最初に聞きたいのは、原因についての立派な説明より、本人が覚えている仕事の順番です。依頼を受けたときに何がそろっていて、最初に何をしたか。途中から分からなくなったことはどこか。社長が口を挟まずに聞くだけで、社長自身が変えられる仕事が見えてくることもあります。
紙の途中に、空白を残しておく
明日、相談を受ける機会があれば、紙の上半分には、相手の話から確かめられた事実だけを書いてみてください。その下は、いったん空けておきます。社長がこうだろうと思ったことと、聞いて初めて分かったことが混ざりにくくなります。
書けたところで、出来事の順番を自分の言葉で短くまとめて、相手と確かめます。もし説明が抜けていたら、ここでつけ足せます。それから、次に似た仕事が来たときに本人が試せることを一つ聞きます。たとえば依頼を受けた時点で、確認が必要な条件を先に書き出す。ここまで決まって初めて、上司も必要な手助けを具体的にできます。
全部の相談に長い面談が要るわけではありません。急ぐ仕事では、結論を出す期限を先に決め、そこまでに相手から何を聞くかを絞ることもできます。私は、よく聴くことと、判断を先延ばしにしないことを、両方大切にしたいと思います。
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