黒字なのに預金が減ったら、まず請求書の入金予定日と、仕入・給与などの支払日を並べてみてください。売上が伸びたのに利益が減ったときは、売上から原価を引いた粗利益と、販売費・一般管理費を前月と比べます。同じ月の出来事でも、社長が開く資料は違います。
ここでは、仕組みを確かめるために架空の卸売会社と小売会社を使います。金額は万円単位で、税金の影響は省いています。
利益が20万円ある月に、なぜ預金が10万円減るのか
卸売会社の月初の預金は100万円。今月は商品を120万円売り、売れた商品の原価と経費の合計は100万円でした。ほかに損益がなければ、利益は20万円です。ところが当月の売上のうち、今月中に振り込まれたのは90万円でした。
原価と経費の100万円をすべて今月支払い、ほかに入出金がなければ、月末の預金は100万円＋90万円－100万円＝90万円です。利益と預金の増減の差は30万円。この30万円は翌月に受け取る売掛金として残っています。
私ならここで、入金待ちの請求書を開きます。約束の期日を過ぎたものがあれば、担当者が先方に確認する日を決めます。期日どおりの予定でも、その前に給与や仕入の支払いがあれば、支払日の朝にいくら残るのかを出しておきます。月末だけを見ていると、月の途中でお金が足りなくなる日を見落とすからです。
売掛金の動きで説明がつかなければ、まだ売れていない商品の仕入れ、設備の購入、借入金の元金返済も通帳で確かめます。元金の返済は預金を減らしますが、損益計算書の費用には載りません。
売上が40万円増えたのに、営業利益が13万円減った理由
次は小売会社です。前月と今月を比べると、売上の増加を原価の増加が上回りました。
| 項目 | 前月 | 今月 | 増減 |
|---|---|---|---|
| 売上高 | 200 | 240 | ＋40 |
| 売上原価 | 120 | 168 | ＋48 |
| 粗利益 | 80 | 72 | －8 |
| 粗利率 | 40％ | 30％ | －10ポイント |
| 販売費・一般管理費 | 60 | 65 | ＋5 |
| 営業利益 | 20 | 7 | －13 |
粗利益は売上高から売上原価を引いた額で、今月は240万円－168万円＝72万円です。営業利益は、そこから販売費・一般管理費65万円を引いた7万円。粗利益が8万円減り、販売費・一般管理費が5万円増えたので、営業利益の減少13万円が説明できます。
次に見たいのは、どの商品でその差が生じたかです。販売数量の多い商品を一つ選び、先月と今月の売価、仕入単価、販売数量を並べます。値引きしたのか、仕入単価が上がったのか、それとも一個当たりの利益が小さい商品が多く売れたのか。原因が分かれば、次の見積もりや品ぞろえを見直す担当者も決めやすくなります。
次の月次会議で誰が何を確かめるか
- 経理担当者と、次の支払日までの入金予定を請求書と突き合わせます。入金日が確定した分と、これから確認する分を分け、支払日ごとの残高を見通します。
- 営業・仕入担当者と、選んだ商品の直近の見積書と仕入明細を比べ、次の見積もりに反映する内容を一つ決めます。
- 翌月の会議で、入金予定の実績と、見積もりを変えた商品の粗利益・販売数量を確かめます。結果を見て、続けるか、もう一度変えるかを決めましょう。
こうした数字を毎月どんな順番で見るかは、人を大切にする月次決算®のご案内で紹介しています。自社の数字で検討したい方は、初回相談の流れと準備する資料をご覧のうえ、預金の減少や粗利益についてご相談ください。どの月のどの数字が気になったか、一つ書き添えていただければ、そこからお話しできます。